|
|
МенеджментКонцепция построения систем автоматизации документооборотаАнатолий Гавердовский, АО ВЕСТЬ, Москва AnatolyG@vest.msk.ru Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятиеИнформация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документыПричем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данныхСегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможнымОднако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различияВ данной статье представлено описание концепции, которую взяла на вооружение компания АО "Весть", имеющая достаточный опыт автоматизации документооборота российских организаций различных форм собственности. Где лежат сегодня резервы повышения общей эффективности предприятия: · уменьшение стоимости хранения информацииЗа счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документовЭто проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределеннойСоответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и тп; сократить время на передачу документов между исполнителями. Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступаКроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителеКак правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1)И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителейЕсли не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации. · Бумага · Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети · Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и тд.)Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другойПрименение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.
|
 |
Консалтинговая группа «Лекс» в Интернете |
|