Финансы

Самостоятельная разработка программы для управленческих целей

Автор: Нетёсова Анна (эксперт журнала «Финансовый директор»)

Хотя сегодня на рынке предлагается множество различных автоматизированных систем управления, некоторые компании предпочитают внедрять собственные программные решенияРассмотрим опыт конкретной компании по разработке управленческой программы на базе Microsoft Access: особенности ее работы, стоимость внедрения и мнения практиков

Причины самостоятельного внедрения системы

В 2000 году в компании «Мир Финансовых Программ» работали 45 человек, которые реализовывали до 20 сделок в месяц и проводили в среднем 40 платежных документов в деньГенеральному директору сложно было уследить за таким объемом информации, поэтому встал вопрос получения данных о работе компании в оперативном режимеСуществовавшие на тот момент отечественные системы учета и обработки управленческих данных не устраивали менеджмент компании, поскольку были предназначены прежде всего для ведения бухгалтерского учета и не позволяли вводить данные по факту совершения операции до их отражения в бухгалтерском учете и получения соответствующих документовГенеральному директору требовалась также информация о текущей ситуации с товарными и денежными потоками фирмы в понятной и краткой формеОт использования западных систем, которые могли бы решить эту проблему, руководство компании отказалось из-за их высокой стоимости и неопределенного срока внедренияПоэтому было решено разрабатывать программу самостоятельно на основе стандартного офисного приложения Microsoft AccessТакой выбор был обусловлен тем, что программа Access проста для понимания, в нее легко вводить данные, а также возможна ее настройка в соответствии с требованиями бизнеса

Особенности работы системы

Разработка системы длится уже четыре годаРуководит проектом заместитель генерального директора при взаимодействии с генеральным директором, финансовым директором, бухгалтером и другими специалистамиПри необходимости к работе привлекается сторонний программист

Первая версия программы обладала минимумом функций, но тем не менее в доступном виде отражала деятельность компанииВ течение последующих трех лет функции программы значительно расширилисьСегодня система позволяет осуществлять:

· учет движения денежных средств;

· учет движения товаров и услуг, партионный учет;

· калькуляцию себестоимости;

· мультивалютный учет;

· планирование, реализацию и контроль бартерных и спекулятивных торговых операций;

· учет постоянных затрат;

· учет договоров и контроль их исполнения;

· учет расчетов (в том числе и внутри группы компаний) как в товарном, так и в денежном выражении

Программа не делится на модули как многие учетные системыЭто обусловлено тем, что главным пользователем системы является один человек — руководитель организацииЕсть и другие особенности, которые мы рассмотрим ниже более подробно

Справка

ЗАО «Мир Финансовых Программ» — консалтинговая компания, основанная в 1997 годуПервоначально основным видом деятельности компании было предоставление консалтинговых, правовых и маркетинговых услуг предприятиям военно-промышленного комплекса (Нововятский металлургический завод, Котовский завод пластмасс и др.) в части организации поставок сырья и оборудования, давальческих схем, а также налаживания сбыта продукцииВ данный момент компания перепрофилируется в область консалтинга по оптимизации производственных процессов, сбыта, учета в производстве и торговле

Поддержка работы группы компаний

Главной особенностью системы является поддержка работы структуры, состоящей из нескольких юридических лицПри этом различаются организации, входящие в группу компаний, и организации, являющиеся контрагентами по отношению к группе компанийПрограмма полностью обеспечивает «зеркальность» данных, являющихся общими для группы компаний: если в одной из организаций группы производится отпуск товаров или платеж в адрес другой организации группы, программа автоматически формирует соответствующие приходные записиТот же принцип действует и при удалении платежей и документов

Учет и планирование «от сделки»

Поскольку на момент разработки программы основной деятельностью компании были торговля и организация давальческих схем, ключевым бизнес-процессом, на основе которого ведутся учет и планирование, является сделкаПод сделкой в организации понимают совокупность договорных отношений и операций, связанных с приобретением, транспортировкой, хранением, изготовлением и реализацией товаровКаждая сделка планируется по номенклатуре товара, срокам, исполнителям, типам оплаты, контрагентам, суммам и финансовым показателямВ процессе ввода в программу фактических данных определяется соответствие тех или иных операций запланированным сделкамСистема автоматически сопоставляет плановые и фактические обязательства (как в товарной, так и в денежной форме) различных организаций, участвующих в реализации сделки, даже если она осуществляется в несколько этаповНа основе этих данных руководитель компании может принимать решения о продолжении, прекращении или изменении сделки

Отказ от классического бюджетирования

При разработке модели программы менеджеры отказались от методологии классического бюджетированияВ компании составляется ежемесячный бюджет постоянных расходов (на аренду, заработную плату, канцелярские товары и иные ежемесячные платежи), а бюджеты сделок формируются отдельноАнализ исполнения сделок и произведенных постоянных расходов также ведется отдельно в рамках таблицы руководителя (речь о ней пойдет ниже)Формирование стандартных отчетных форм не предусмотрено, поэтому при необходимости отчеты составляются с помощью бухгалтерской программы «1С»

Личное мнение

Андрей Потапов, заместитель генерального директора ЗАО «Мир Финансовых Программ»

Классическое бюджетирование подразумевает стабильные параметры контрактов и показатели прибыли, жесткое планированиеНебольшой и средний бизнес не может обеспечить такой стабильности, он должен быть максимально гибкимНельзя же переделывать бюджет всякий раз, когда срывается или, наоборот, появляется та или иная сделкаЯ не видел еще ни одной полноценной программы, которая бы позволяла соотносить текущее освоение средств с ходом реализации сделок или проектовНаша система это делать позволяет

Двойное ведение учета

Разработанная программа никак не связана с системой бухгалтерского учетаДанные управленческого учета вносят финансовый директор, два его помощника и заместитель генерального директораИсключение составляет планирование сделок — им занимаются и рядовые менеджерыЗа внесение бухгалтерских данных по группе компаний отвечают два бухгалтераДвойной ввод данных сами сотрудники не считают недостаткомРаздельное ведение бухгалтерского и управленческого учета позволяет контролировать правильность этих процессов, а также оперативно искать пути оптимизации тех или иных хозяйственных операций

Партионный учет

В соответствии с требованиями бизнеса программа поддерживает партионный учет (история и затраты на каждую партию товара)Распределение затрат на себестоимость товара в партии (в том числе если партия включает различные товары) возможно несколькими способами:

· разовое списание на остаток по текущей дате: в рамках этой операции расходы (например, транспортные) относятся на определенный тип товара (товаров) вручную;

· списание за период производится пропорционально фактическому наличию товара на складе на каждый рабочий день периода (так распределяются, например, складские расходы);

· списание на реализацию партии

На основе данных о списании расходов и перемещении партии можно рассчитать как усредненную себестоимость партии, так и динамику себестоимости ее частейЭто необходимо для того, чтобы своевременно отслеживать текущую себестоимость и назначать корректную цену на товар в любое время

Таблица руководителя

Основным управленческим инструментом разработанной программы является таблица руководителя, в которой агрегируется вся информацияТаблица позволяет оперативно анализировать:

· состояние денежных средств компании (на счетах, в движении, ожидаемых от контрагентов);

· отношения с контрагентами (компаниями, налоговыми и фискальными организациями, сотрудниками);

· стоимость товарных остатков (имеющихся, в пути, ожидаемых от контрагентов);

· сумму постоянных затрат за период (фактическую и плановую);

· планируемые доходы и затраты по сделкам (как прямые, так и косвенные) и планируемое движение товаров и денежных средств в зависимости от этапа реализации сделки;

· итоговый баланс на текущий момент и с учетом планов на период

Всего найдено страниц: 2
Страницы: 1 2

К списку материалов