Юлия Коваль , финансовый аналитик

Сейчас весьма распространена практика, когда для целей управленческого учета в компании выделяют центры ответственности, каждому из которых присваивается уникальный кодКаждый сотрудник также имеет свой табельный номерТаким образом, все затраты, которые осуществляет конкретный работник, легко отнести на тот центр финансовой ответственности (ЦФО), в котором он работает

Когда компания приобретает что-либо для определенного ЦФО, например для администрации, трудностей с распределением затрат не возникаетНо как быть, если организация расходует средства на конкретных сотрудников?

Возьмем мобильную связьДопустим, на переговоры в месяц сотрудники потратили 10000 долларов США, на эту же сумму поставщик услуг выставил счетКонечно, бухгалтерия может распределить затраты пропорционально, например, количеству сотрудников отделаОднако это будет лишь приблизительный расчетНа практике крупные предприятия решают данную проблему следующим образом: они договариваются с поставщиками, чтобы те в приложении к счету указывали дополнительную информациюТак, помимо наименования услуги и ее стоимости могут быть указаны фамилия и имя сотрудника, потребившего данную услугу, а также код центра затрат, к которому этот работник относится

Поставщик и заказчик должны согласовать формы счетов и перечислить обязательные для заполнения поляОбразцы этих документов можно приложить к договору

Затем партнеры должны разработать документ, который регламентирует процедуру выставления и оплаты счетовЕго составляют в произвольной форме, но обязательно прописывают и согласуют следующие моменты:

– сроки и этапы выставления счетовКоличество этапов зависит от сложности биллингового процесса и количества вовлеченных в него лиц, как правило, в процедуре достаточно 4-5 пунктов

– ФИО и должности ответственных лицСо стороны заказчика, это могут быть сотрудники, которые отвечают за проверку счетовНапример, специалист службы снабжения, офис-менеджер, сотрудник бухгалтерии и тпТо есть лица, отвечающие за содержание счета, а не за его форму или правильность оформления

Следует обратить особое внимание, что в процедуру выставления и оплаты счетов нужно обязательно включить пункт, предусматривающий обновление данных о сотрудниках компанииИх переход из одного подразделения в другое, появление новых кадров приводят к необходимости периодического обновленияСледовательно, в документе, описывающем процедуру, следует прописать, что компания-заказчик каждый месяц будет присылать файл, содержащий следующие данные по сотрудникам: табельный номер, ФИО и код центра затрат

Для регулярного обновления центров затрат заказчик должен назначить лицо в своей компании, ответственное за ведение такого файлаНапример, эти обязанность может выполнять работник бухгалтерииПостоянный обмен информацией позволит избежать пробелов в счетах, а, следовательно, и проблем со списанием затратПокажем, как работает вышеописанный алгоритм действий, на примере деловых поездок

Деловые поездки сотрудников ЗАО «Данат» организует сторонняя организация – туристическое агентствоЕго услуги включат в себя заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ такси, оформление виз и прочие услуги, которые оказываются конкретным сотрудникам компанииОколо 100 сотрудников ЗАО «Данат», работающих в разных подразделения, регулярно совершают деловые поездкиЗаказывает эти услуги у поставщика специальный трэвел-менеджерДля качественного ведения управленческого учета расходы каждого сотрудника относятся на его центр затратДля этого с поставщиком была достигнута договоренность о том, что он не просто выставляет счет на общую сумму, разбив ее по видам услуг, но и предоставляет подробную расшифровку к счету по каждой услугеРасшифровка включает содержание самой услуги, фамилию и имя сотрудника (при необходимости, отчество), а также код его центра затратТакая подробная информация нужна не только для бухгалтерииВедь указание имен и фамилий сотрудников позволяет контролировать расходы средств по компании в целом, и, кроме того, является подтверждением самой услугиДалее эти данные попадают в бухгалтерию ЗАО «Данат», где затраты списываются по центрам ответственности, согласно полученной расшифровке к счетуТеперь данные собраны, и финансовая служба может использовать для целей учета и анализа

Конечно, предоставление подобной расшифровки к счетам является дополнительной работой, которую приходится выполнять поставщику, чтобы соответствовать требованиям заказчикаПоэтому плата за его услуги при способе расчетов посредством выставления счетов может быть несколько вышеУ заказчика также увеличиваются трудозатраты, так как появляется кредиторская задолженность, то есть задолженность перед агентством за оказанные услуги, а вместе с ней и работа по проверке счетов и контролю над их оплатойПоэтому может появиться мысль: «А почему бы трэвел-менеджеру или секретарю в своем заказе сразу не проставить центр затрат? Меньше работы, затрат и не надо ничего усложнять»Возможно, для обеих компаний это было бы прощеОднако человеческий фактор дает о себе знать – секретарь может ошибиться и указать в заявке неверный код, сотрудник агентства также может внести неверные данные в биллинговую программуВ случае, когда центр ответственности указан неправильно, и у поставщика отсутствует полная и достоверная информации о ЦФО, он не сможет проконтролировать, правильно ли проставлены их кодыВ итоге это приведет ко многим трудностям в учетеТак что чем выше уровень автоматизации, тем лучшеПоэтому привлекать поставщиков к контролю над центрами затрат в расшифровках к счетам все-таки нужно

Итак, как показывает практика, даже самая удачная идея не будет работать, если не продумать ее до мелочей, и вместо ожидаемых результатов, она принесет компании проблемы и убытки (в виде штрафных санкций за неоплату счетов)Вместе с тем затраты на ведение управленческого учета велики, и компания не может себе позволить получать какую угодно информацию, а только точную и достовернуюПоэтому при выборе поставщиков нужно обращать внимание не только на качество оказания услуг и уровень сервисаВажно также выяснить, насколько они технически готовы выполнять предъявленные к ним требованияНовые идеи приводят с собой и новые требования, кто им соответствует, тот и получает заказы