Финансы

Оптимизация учёта в розничной и оптовой торговле

Источник http://stocktake.chat.ru/

Данное пособие предназначено для руководителей, сотрудников контрольно-ревизионных отделов и отделов службы безопасности, желающих улучшить учётную политику предприятия, сократить потери при товарообороте, выявить внутренние резервы и иметь объективное представление о сохранности товарно-материальных ценностей (тмц)Как правило, вопрос о сохранности тмц начинает беспокоить руководство при расширении штата сотрудников, увеличении объёма продаж и, соответственно, товарооборотаЗа семь лет работы на разных предприятиях в сфере учёта, мне довелось столкнуться с типичными ошибками, которые допускаются администрацией на начальных стадиях разработки учётной политикиДанное руководство рассматривает проблемы учёта в розничной и оптовой торговле (бар, магазин, склад)

Итак, вы решили контролировать товарооборотПервое, что необходимо запомнить: Во всех случаях сократить потери можно только за счёт увеличения затрат (время, трудовые ресурсы, нагрузка на компьютерную систему и/или систему видео наблюдения и т.д.)Сложность заключается в том, что надо найти золотую середину между жесткими мерами контроля и оперативностью движения тмцТак, предположим, что ежемесячные потери в вашем магазине составляют 1000рубИмеет ли смысл дополнительно нанимать сотрудника в службу безопасности с окладом 5000рубили же можно обойтись анализом данной недостачи с соответствующими административными мероприятиями? Что я понимаю под анализом недостачи – в первую очередь сбор информации:

1) каких именно товаров не хватает.

2) когда, приблизительно или точно, возникла недостача.

3) в чью смену недостача увеличивается.

4) какие результаты подсчёта были в прошлую инвентаризацию.

5) когда было последнее поступление товара, кто его принимал.

6) характер товара (габариты, спрос на товар)

7) условия хранения и транспортировки товара.

8) кто отпускал или оформлял продажу товара (если небольшой оборот)

Благодаря подобной информации мы сможем обнаружить и устранить слабые места в технологии передвижения товара и выявить злоупотребления персонала.

Противоположный пример: после проведения инвентаризации был обнаружен излишек товара на сумму 1000рубИмеет ли смысл радоваться этому? Если Вы полагаете, что Ваши сотрудники приносят товар из дома, то - да, иначе любой излишек может (даже должен) обернуться недостачей другого товара или же недостачей этого товара в следующую инвентаризацию

Система учета тмц должна отвечать следующим требованиям:

1) надёжность и достоверность сравниваемых данных.

Это требование, прежде всего, касается компьютерной системыДаже если вы установили широко распространенное ПО («1С», «Алеф», «Галактика», «Парус»), то вполне возможно, что при настройке или создании дополнительных модулей программисты не учли некоторые факторы, влияющие на результаты учётаДостаточно распространены ошибки, связанны с обработкой отрицательного количества товара по компьютерной системе, проверок ввода данных (пожалуй, самый яркий случай в этой области, когда вместо цифры 0(ноль) вводится буква «О» - такое «количество» не будет учтено)Особое внимание обратите на ввод даты, некоторые программные продукты воспринимают дату по иным системам записи (к примеру: месяц-день-год)Особенно, при тестировании новой системы, обращайте внимание на то, как с ней будут работать пользователи (где они могут допустить ошибку, что не удобно при работе, что может отвлечь и на что наоборот могут не обратить внимания и т.д.), дело в том, что программисты не всегда глубоко вникают в область, для которой пишут, поэтому, лучше потратить время на тестирование, чем потом на доработку за деньги.

После всех тестирований вы установили, что система работает «как часы», теперь пора подумать об организации и хранении первичной документацииДанные в компьютер вводят живые люди, поэтому важным моментом является оперативное устранение ошибокДокументация (накладные, ордера и т.д.) должна храниться по уникальным номерам, замечу, что эти номера должны присутствовать и в компьютерной системеОднако, если это не возможно (причины: большое количество документов и/или отсутствие уникальности в их нумерации), то хранение надо организовать по дате поступления документов, хотя в этом случае поиск и сверка займут больше времениВ целом поиск документа (при отсутствии его уникальности) наиболее приемлемо осуществлять по следующим критериям:

а) Тип документа

б) Дата поступления документа

в) Время поступления

г) Интересующий товар

д) Количество и/или сумма

Устранение ошибок желательно осуществлять по специальной систематизированной документации, которую вы сами можете разработать и на ее основе будут делаться соответствующие исправления.

Так же вопрос достоверности касается и проведения подсчёта товара при инвентаризацииО методах инвентаризации мы поговорим чуть позже, здесь же надо заметить, что наиболее разумно проводить подсчёт одного и того же товара два раза разными сотрудниками, сравнить их цифры, при возникновении расхождений пересчитать лично, после, если существует разница между тем количеством, которое должно быть и фактическим, сделать новый подсчёт, опросить материально ответственных лиц, проверить движение товара и только после этого объявить о недостаче или излишке

2) оперативность получения необходимой информации

Во время работы предприятия накапливается достаточно большое количество первичной документации, которую в любом случае необходимо архивировать, а потом и уничтожатьХоть компьютерная система и способна хранить достаточно большой объем данных, но рано или поздно это сказывается на производительностиПоэтому вопрос оперативности лучше всего решать следующим образом – для успешной инвентаризации необходимы результаты предыдущей и вся информация по передвижениям товаров с момента корректировки результатов прошедшей инвентаризации, с этим количеством информации вполне справится любая профессиональная компьютерная система учета.

3) возможность зафиксировать положение товарооборота в момент проведения инвентаризации

Существует возможность проверки товара без остановки торговли (продавцы или складские работники записывают, что они продают или выдают)Однако, я настоятельно рекомендую перед проведением инвентаризации временно остановить товарооборотКак правило, инвентаризации проводятся в выходные, ночью или в наименее загруженные дниТак же перед началом подсчёта необходимо не забыть проверить – вся ли документация проведена по компьютерной системе

4) сотрудничество коллектива

Не секрет, что сотрудники не любят новшеств, связанных с изменением устоявшихся технологий работТе, кто внедрял новую учетную политику в сплоченный устоявшийся коллектив, прекрасно знает такие выражения как - «вы что, нам не доверяете?», «мы и так очень сильно заняты», «мы будем торговать или считать?» и т.дКак правило, попытки руководства «испугать» людей тем, что увеличились недостачи, дают повод для внутренних трений и разлада в коллективеПопытки ввести в приказном порядке новые правила эффективно воздействуют на сотрудников, но, в свою очередь, нагнетают отношения между руководством и работникамиВыйти из этого положения с наименьшим отрицательным эффектом можно при использовании формулировки – «Порядок и учет все равно будет, а если сможете, то придумайте что-нибудь получше». Если материально ответственное лицо не ворует и не хочет отвечать за других, то учет в его же интересах. Безусловно, что система учета должна быть подстроена под особенности предприятия, но при этом учет всегда должен быть учетом.

Пришла пора поговорить о внезапных ревизияхНе обязательно обращать внимание на слово «внезапные», заставать врасплох продавца или кладовщика дело не благодарное, а иногда и чреватоеВ первую очередь надо учитывать график работы и объём нагрузок во время проверкиВнезапные ревизии должны минимально сказываться на покупателяхВ принципе, для себя можно сразу составить график проверок (так что бы охватить наиболее «тяжелые» участки) и корректировать его по обстоятельствамКак правило, мотивом для проверки служит определённая информация, добытая из компьютерной системы или более традиционными методамиКонтроль тмц без общения с людьми невозможенЛучше всего сразу взять с собой данные из компьютерной системы и при сравнении результатов попытаться расследовать обнаруженные несоответствия «по горячим следам»

Несколько слов об оперативном реагировании на изменения в товарооборотеВ первую очередь это кражи, обнаружение брака и другие моменты с которыми встречаются все предприятияВремя, которое пройдёт от одной до другой инвентаризации может быть значительным и для объективного отображения реальной картины товарооборота необходимо исключить подобные изменения из результатов проверки, хотя и отнести их к недостачам предприятия (попытаюсь объяснить: цель этих действий заключается в том, что бы отделить контролируемые недостачи от неконтролируемых)Весь брак, который вы не смогли отнести на счёт поставщика и который по каким-либо обстоятельствам нельзя реализовать, нужно списатьПожалуй, самая приемлемая форма учёта - это ведение журнала по браку, где будут указаны все необходимые атрибуты и основанияЕсли было установлено, что определённый товар украден, то при наличии подтверждающих документов, вы смело можете списывать егоОднако, на практике, не всегда такие документы присутствуют, хотя факт кражи известенТак же далеко не всегда предпринимателю выгодно афишировать определённые расходы товара, связанные с коммерческой деятельностьюСистемы списания как продажи по нулевым ценам и другие ухищрения могут привести к весьма неприятным последствиямЕсли компьютерная система позволяет вам учитывать отдельно эти недостачи, то при проведении инвентаризации вы сможете наблюдать реальную ситуацию на предприятии, а при списании результатов инвентаризации добавить к акту недостач все эти расходы.

Теперь о методах проведения инвентаризации.

Бар:

Сложность проведения ревизии в баре

А) недопитые бутылки

Здесь существует несколько методов учета, хотя в силу целого ряда обстоятельств мы сможем получить только приблизительные данныеВ первую очередь хотелось бы рассказать об ирландском методе, где всё делится на порции (мило называемыми – «выстрелы»), так литровая бутылка виски делится на 24-28 порций, бутылка вина (0,7Л.) на пять и т.д.

В соответствии с этим делением бармен определяет остаток в бутылке «на глаз», так же все полные бутылки переводятся в порции

Всего найдено страниц: 2
Страницы: 1 2

К списку материалов